In Amsterdam waren raadsleden boos over de aanbesteding van snijbloemen voor de gemeente Amsterdam. Een contract met een waarde van 1 mln euro (over vier jaar); 10.000 bosjes en stukjes per jaar. De criteria zouden absurd en idioot zijn en kleine bloemisten uitsluiten. De Telegraaf ging er graag in mee. Terecht?
Eerlijk inkopen
Amsterdam werkt al een tijd om de inkoop beter te organiseren; transparant, rechtmatig, doelmatig, eerlijk en duurzaam. Daarbij past geen ambtenaar die bij een willekeurige bloemist binnenloopt en het bonnetje declareert. Voor de inkoopprofessionalisering is een stevig plan gemaakt, in overleg met enkele leveranciers, en een sterke rol voor ‘lead buyers’. Een prima plan dat terecht door diezelfde raadsleden is goed gekeurd.
Landelijk adviseert PIANoo over de aanbesteding van voertuigen, catering, straatwerk, ICT-middelen en ook van bloemen. Amsterdam loopt daarmee in de pas. De raadsleden zouden natuurlijk moeten blijven vragen naar de concrete resultaten van dit nieuwe beleid. Een relletje in de media helpt hierbij de ondernemers niet.
Schoolboekvoorbeeld
Elke inkoper leert bij de eerste les van een NEVI inkoopcursus het inkoopportfolio van Kraljic. De bloemen vallen onder de categorie ‘routineproducten’. Eens in de zoveel jaar kies je liefst een klein aantal leveranciers voor enkele jaren.
Waarom maar een of twee leveranciers? Simpel: omdat de administratieve en bestelkosten bij producten in deze categorie anders uit de spuigaten lopen. Elk jaar 10.000 bestellingen, 10.000 facturen en 10.000 controles op de facturen. Niet doen. De kosten zijn dan een veelvoud van de inkoopwaarde.
Het administratieve proces van order-to-pay moet papierloos lopen. Het gevraagde portal is nodig (en overal te koop); geen gedoe, geen gehannes. Elke inkoper bij een bank, bij een hotelketen of bij een universiteit weet dat. Gelukkig ook de bloemeninkoper van de gemeente Amsterdam.
Kritiek kwam er op de eisen dat de bloemen vooral uit Nederland moeten komen en duurzaam worden gekweekt. Daarmee is niks mis; steun de locale bloemensector. Bloemisten die elektrisch rijden krijgen meer punten en mogen daarmee iets duurder zijn. Zo stimuleer je de klimaataanpak en schone lucht. Natuurlijk heeft een ondernemer een aansprakelijkheidsverzekering en betaalt hij zijn belastingen op tijd. Mijn studenten zouden een vette 8 krijgen voor zo’n aanpak. Er staat niks vreemds in.
Juist kansen voor MKB-ers
Het doel van deze aanbesteding was duidelijk: sociaal rendement realiseren voor de doelgroep, bijdragen aan de duurzaamheidsambities van gemeente Amsterdam en een uniforme werkwijze voor de bestellers binnen de gemeente.
Sluit dit kleine bloemisten uit? Mogelijk. Maar, niets staat de lokale bloemisten in de weg om samen, of via Fleurop, aan te bieden. Of, zich extra te profileren met ‘social return’ en zero emissie leveringen. Deze aanbesteding kwam niet uit de lucht vallen. En, zo komen er nog veel aan waarop ondernemers zich samen kunnen voorbereiden. Een mooie taak voor MKB Amsterdam.
Er zijn meer dan 500.000 Amsterdamse huishoudens, bezoekers en bedrijven die ook van bloemen houden. Dat zijn elk jaar 25 mln boeketten met een waarde van 500 mln euro. Hoezo geen kansen? Ik voorspel overigens dat dit contract terecht komt bij een mooie bloemenondernemer in de regio die het verdient.
Walther Ploos van Amstel.
ps…. de gemeente heeft gereageerd!
Met een raamcontract voor snijbloemen wordt de gemeentelijke inkoop rechtmatig. Daarbij hebben we gekozen voor het prikkelen van de markt om niet alleen te zorgen voor een goede kwaliteit, maar ook voor duurzaamheid en sociale doelen (social return) optimaal resultaat te kunnen behalen. Een aanbesteding via een groot contract biedt daarvoor de beste mogelijkheden, omdat de hoge contractwaarde het aantrekkelijk maakt voor een bedrijf om aan dergelijke wensen en eisen tegemoet te komen. Daarnaast geeft gunning aan een partij schaalvoordelen op het gebied van facturatie en meer uniformiteit. Het bestellen en betalen van bloemen wordt daarmee minder arbeidsintensief.
Beste Walther, onderhand heb ik meer dan 20 jaar ervaring met het begeleiden van (MKB – bedrijven bij EU – aanbestedingen. Wat mij opvalt is dat ondernemers, als zij het bestek lezen, de moed al in de schoenen laten zakken, omdat er zoveel (juridische ) tekst vermeld staat. Komt omdat zij daar normaliter nooit iets mee van doen hebben en het ook niet hun interesse is. Daarom adviseer ik dit soort bedrijven om een adviseur in te huren die hier doorheen kijkt en de ondernemer laat doen waar men goed in is : in- en verkoop bloemen, het goed bestieren van de bloemenzaak, duurzaamheid etc. Belangrijk is dat men niet denkt van ” die adviseur die ontzorgt mij wel en ik kan met de handen over elkaar gaan zitten wachten ” maar dat men SAMEN tot een prachtige en concurrerende offerte komt. Overigens is het vaak niet nodig om met een grote partij (bijv. Fleurop) in te schrijven maar zijn er ook andere mogelijkheden als bijv. combinatie van bloemenzaken. Kortom : huur een goed adviesbureau in : als je met een aantal bloemisterijen in schrijft kan de kosten hiervan ook mooi gedeeld worden. Pak die kans en investeer hierin, is de moeite waard !