Logistieke beheersing is vast een onderdeel van een integraal logistiek concept; planning en besturing. Zonder een goede logistieke beheersing realiseert het management niet de gestelde logistieke doelen; servicegraad, werkkapitaal en kosten.
Een slechte logistieke beheersing zie je als machines onnodig stil staan, als onderdelen niet op tijd zijn geleverd, de monteur voor het verkeerde adres staat of een ploeg uitzendkrachten niets te doen heeft, als de verkopers de vraag van klanten te hoog hebben voorspeld, waardoor nu het magazijn vol staat met onverkochte producten. Of, een nieuw product is uitverkocht.
Logistieke beslissingen
Medewerkers in de logistieke keten nemen beslissingen over de goederenstroom. Het nemen van die individuele beslissingen leidt er niet zonder meer toe dat uiteindelijk de producten of diensten volgens de verwachtingen van de klant worden geleverd.
De taakverdeling tussen medewerkers, afdelingen en bedrijven in de logistieke keten brengt met zich mee dat steeds opnieuw afstemming tussen de onderling samenhangende stappen tot stand moet worden gebracht. Bijvoorbeeld dat grondstoffen beschikbaar zijn op het moment dat productie moet plaatsvinden zodat de aan de klant toegezegde leverdatum kan worden gehaald. De logistieke beslissingen moeten goed op elkaar zijn afgestemd.
Logistieke beheersing
Logistieke beheersing is de organisatie, de planning en de besturing van de goederenstroom vanaf de ontwikkeling, de inkoop, via productie en distributie naar de klant met als doel tegen lage kosten en een beheerst gebruik van werkkapitaal te voldoen aan de behoeften van die klanten. Ook de installatie bij klanten, ondersteuning bij reparaties en onderhoud en de retourlogistiek vallen hieronder.
Logistieke beheersing heeft drie doelen. Het zo goed mogelijk voldoen aan de verwachtingen van klanten. Het zo goed mogelijk benutten van beschikbare capaciteiten in productie, distributie, service en andere ondersteunende afdelingen zodat de logistieke kosten zo laag mogelijk zijn. Het laatste doel is het zo snel en betrouwbaar mogelijk laten stromen van grondstoffen, onderdelen en eindproducten zodat zo weinig mogelijk werkkapitaal is vastgelegd in bijvoorbeeld voorraden.
Bij logistieke beheersing gaat het om de afstemming van activiteiten in de goederenstroom, en dan vooral om afstemming op het aspect van tijd. Daarmee wordt bedoeld dat de afspraken met een klant over de beschikbaarheid van het product of de dienst realistisch zijn, dat wanneer een klant een bepaald product of dienst vraagt ervoor wordt gezorgd dat de activiteiten die nodig zijn tijdig worden uitgevoerd, en wanneer men een activiteit wil beginnen de noodzakelijke middelen (geld, mensen, machines, materialen, ruimte, transport en gereedschappen) aanwezig zijn.
De regelkring bij logistieke beheersing kent de volgende aspecten:
- Plan is het vaststellen van normen voor de uit te voeren processen (beleid) en het opstellen van een plan om de gestelde doelen te bereiken (logistieke planning);
- Do is het uitvoeren van de activiteiten waarbij men te maken heeft met externe factoren die de uitkomsten van de uitvoering beïnvloeden;
- Check is de voortgangscontrole (meten, vergelijken en beoordelen) op de uitvoering van het plan;
- Act is de evaluatie van afwijkingen van het opgestelde plan en het bijsturen van de normen, de planning en/of de uitvoering (logistieke besturing).
Voorwaarden
De voorwaarden voor effectieve beheersing zijn eenvoudig. Ten eerste moeten betrouwbare normen en taakstellingen voor het maken van de planning beschikbaar zijn. Vervolgens is volledige informatie over de voortgang van de uitvoering en de invloeden vanuit de omgeving nodig. Dit vereist transparantie van de complete goederenstroom; de afstemming van alle schakels in de logistieke keten van zand tot klant.
Uiteraard is een hoge reactiesnelheid op afwijkingen nodig. Anders vindt bijsturing te laat plaats. Tenslotte moeten er voldoende mogelijkheden zijn om daadwerkelijk bij te sturen wanneer afwijkingen voorkomen.
In de praktijk lopen de aspecten van de regelkring soms in elkaar over. De vraag is wanneer planning overgaat in uitvoering en vervolgens in besturing. Sommige bedrijven kennen extreem korte reactie- en levertijden. Een groothandel in auto-onderdelen moet binnen twee tot drie uur leveren. Een producent van levensmiddelen krijg meerdere malen per dag point-of-sales informatie uit de kassa’s van de winkelorganisaties over het actuele verloop van de consumentenverkoop en vervolgens moet binnen acht uur worden geleverd aan de distributiecentra van de winkelorganisaties.
Voor een leverancier van computernetwerken, waarbij de apparatuur via zogenoemde ‘remote diagnostics’ zelf via het netwerk meldt dat een storing optreedt, gelden servicecontracten met reparatietijden van minder dan twee uur. De frequentie van de uitvoering en besturing en eventuele (her)planning is in deze situaties hoog waardoor het lijkt alsof de aspecten in elkaar overlopen. Bij een scheepswerf of machinebouwer kent de regelkring een langere tijdshorizon. De aspecten plan, do, check en act zijn dan duidelijk te onderscheiden.
Goederenstromen worden steeds complexer door uitbesteding, globalisering en steeds kortere productlevenscycli. Daarmee wordt het steeds moeilijker de goederenstromen naadloos op elkaar te laten aansluiten. Assortimenten groeien, productlevenscycli worden korter, producten worden complexer, de klant verwacht meer service bij de levering van het product en producten worden in verre regio’s geproduceerd. Dat vereist een nauwkeurige planning en besturing en een volledige transparantie van die logistieke keten. Transparantie betekent dat je precies weet waar de voorraad zit, wat de actuele vraag van klanten is en wat de vraag van klanten wordt in de komende dagen. Een goede logistieke beheersing is onmisbaar voor een efficiënte bedrijfsvoering en voor tevreden klanten en die beheersing wordt dus steeds belangrijker
Model voor logistieke beheersing
Logistieke beheersing kent drie niveaus, namelijk strategisch, tactisch en operationeel niveau.
STRATEGISCH NIVEAU: Lange termijn
Doel:
Vastleggen van de randvoorwaarden waaraan klantorders moeten voldoen om te kunnen voldoen aan de overeengekomen kwaliteit, prijs en afspraken met klanten na te komen en de speelruimte die men heeft bij de logistieke beheersing binnen de vastgestelde logistieke doelstellingen. Deze beslissingen zijn vooral strategisch van aard.
Beslissingen:
- Vaststellen van de normen en doelstellingen voor de logistieke beheersing (de spelregels). Het gaat hierbij om bijvoorbeeld de capaciteiten in productie en distributie, de vereiste doorlooptijden, het niveau van de voorraden, het na te streven kostenniveau, de standaardlevertijden en de vereiste externe logistieke serviceprestaties.
- Volgen van de logistieke prestaties van het bedrijf en het eventueel bijsturen van de logistieke doelstellingen op strategische niveau.
- Opstellen van de supply chain strategie, inkoop-, productie- en marketingsstrategie.
TACTISCH NIVEAU: Middellange termijn
Doel:
De toekomstige stroom werkorders voor de productievestigingen en service- en distributie-afdelingen afstemmen met de beschikbare capaciteiten en/of omgekeerd. Beslissingen zijn tactisch van aard; ‘predict and prepare’.
Beslissingen:
- Voorspellen van de verwachte vraag door deze te berekenen op basis van historische verkoopgegevens, voorspellingen van het verkoopmanagement of de planning die je van de klanten krijgt bij het account management.
- Vaststellen van het logistieke plan. Dit plan wordt gebruikt voor het beheersen van de logistiek gedurende een bepaalde periode. In dit plan wordt de afstemming tussen de plannen en wensen van de verkoop (de vraag) en de mogelijkheden van de leveranciers, productie, distributie en logistieke dienstverleners (het aanbod) geregeld. In dit plan staan de verwachte verkoopvolumes die per periode kunnen worden gerealiseerd en de assortimentsplannen en de nieuwe markten die het bedrijf wil betreden.
- Vaststellen van het productieniveau voor uitvoerende afdelingen per periode (maand, week en/of dag) door het afstemmen van de vraag op het aanbod. Dit gebeurt voor bijvoorbeeld leveranciers, productontwikkeling, inkoop, productielocaties- en productie-afdelingen, distributiecentra en transport. Deze worden vervolgens ook met de leveranciers besproken.
- Afstemmen van de goederenstroom gericht op het maken van werkorders in de vorm van productie-, distributie- en/of inkoopopdrachten voor de benodigde grondstoffen, onderdelen en producten om het logistieke plan te kunnen realiseren.
- Controleren van de voortgang door het meten van de resultaten, het vergelijken van de voortgang met de planning, het analyseren van afwijkingen en het eventueel bijsturen van het plan en de uitvoering op het niveau van de goederenstroom.
OPERATIONEEL NIVEAU: korte termijn
Doel:
Een operationele afdeling is verantwoordelijk voor de acceptatie en de realisatie van de werkorders binnen de overeengekomen productieniveaus en de vastgestelde doelstellingen. Beslissingen zijn operationeel van aard; ‘sense and respond’.
Beslissingen:
- Klantenorders accepteren en levertijden afgeven. Dit gaat over het beoordelen van de orders op haalbaarheid in het licht van de beschikbare capaciteiten en voorraden en de al geaccepteerde orders.
- Vrijgeven en accepteren van werkorders omvat het omzetten van de klantenorders in concrete inkooporders, productie-orders en magazijn- en transportopdrachten die vrijgegeven worden.
- Plannen van de werkorder per afdeling is de tijdsplanning van de uitvoering van de activiteiten voor de werkorders.
- Toewijzen van capaciteiten op afdelingsniveau is het toewijzen van capaciteit per bewerkingseenheid aan werkorders.
- Bepalen van de werkordervolgorde per afdeling en het uitgeven van werkorders per werkplek.
- Beheren van voorraden in de magazijnen.
- Het in- en uitfaseren van producten in het assortiment.
- Controleren van de voortgang door het meten van de resultaten, het vergelijken van de voortgang met de planning, het analyseren van afwijkingen en het eventueel bijsturen van het plan en de uitvoering op afdelingsniveau.
Een belangrijk onderdeel van het logistiek concept is het logistieke plannings- en besturingsmodel dat op basis hiervan wordt gemaakt. De individuele blokjes van het logistieke beheersingsmodel zijn de individuele onderdelen van logistieke beheersing. Die kunnen van bedrijf tot bedrijf anders worden ingevuld.
Aanpak in de praktijk
Onderscheid eerst de logistieke beslissingen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Ontwerp vervolgens het logistieke beheersingsmodel. Geef voor elk onderdeel van het logistieke beheersingsmodel, dus op strategisch, tactisch en operationeel niveau, aan wat het doel is van het onderdeel, welke informatie als input nodig is en wat de output is van het onderdeel.
Welke deel van de goederenstroom beheerst bedrijf op basis van pull-beheersing (met JIT) en welk deel op basis van push-beheersing (met MRP).
Ga na of de regelkring ook echt gesloten is. Wordt niet alleen goed gepland, maar vinden ook de check en act plaats? Anders is de regelkring niet gesloten. Is voldaan aan de genoemde voorwaarden voor een effectieve logistieke beheersing?
Als het bedrijf logistieke samenwerking zoekt met leveranciers, klanten en logistieke dienstverleners, richt dan ook het logistieke beheersingsmodel in voor het niveau van de logistieke keten. Je overweegt wat concepten als VMI, CPFR, rechtstreekse leveringen en crossdocking kunnen betekenen voor de beheersing van de logistieke keten.
Voor wie meer wil lezen is het boek ‘Operations management‘ een aanrader.
Walther Ploos van Amstel.