Onderhoudslogistiek stelt zich ten doel om productiemiddelen maximaal beschikbaar te stellen tegen de laagst mogelijke kosten tijdens de gebruiksduur. Een nieuwe strategie om dit doel te realiseren is Performance Based Logistics (PBL): het aankopen van ondersteuning in de vorm van prestatiepakketten. PBL raakt ook de aanbieders van onderhoud in de proces- en maakindustrie.
De essentie van Performance Based Logistics (PBL) is dat aanbieders van logistieke diensten worden betaald voor de prestaties van hun product en niet voor hun werkzaamheden aan het product. Het is dan wel zaak om voor een bepaald product duidelijk te maken om welke prestaties het gaat. Performance Based Logistics mag zich verheugen in een toenemende belangstelling en raakt daarmee ook de aanbieders van onderhoud.
De ‘verdienstelijking’ van producten vereist een optimaal afgestelde interne organisatie, omdat een perfect proces een perfect product oplevert. Aanbieders van onderhoud staan daarmee voor een uitdaging die zij beter niet alleen kunnen oppakken. Daarvoor zijn de eisen van opdrachtgevers te uiteenlopend en ontbreekt de schaalgrootte. PBL biedt stof tot nadenken voor wie nu nog ‘verdient’ aan service-uren en service-onderdelen. Deze winstmakers zijn vanaf morgen kostenposten als een opdrachtgever alleen nog wil betalen voor iets dat werkt.
Samen nadenken
Productiemiddelen worden steeds vaker ‘gekocht’ op basis van PBL, waarbij één leverancier de volledige ondersteuning verzorgt. De opdrachtgever koopt ‘slechts’ de prestaties van het productiemiddel. Dat lijkt simpel. Maar eerst moeten opdrachtgever en leverancier samen nadenken over het Total Life Cycle Systems Management (TLCSM). Hierbij wordt rekening gehouden met alle levensfasen van het productiemiddel (zie kader ‘Asset Management Control’).
Bij het ontwerp, het onderhoud en de modificaties aan het productiemiddel kan zo worden gestreefd naar een slimme systeemlogistieke ondersteuning. Deze ondersteuning omvat zowel onderhoudslogistieke als productlogistieke aspecten. Voor de uitvoering van TLCSM kan een Integrated Product Team (IPT) worden opgericht. opgericht.
De partijen in deze samenwerking worden gekozen volgens het ‘Best Value’ principe. Dit biedt een mix van partijen op basis van hun capaciteiten, infrastructuur, ervaringen, eerdere prestaties en kosten. De leverancier hoeft niet noodzakelijk de producent van productiemiddel te zijn, maar kan ook een technische dienstverlener zijn.
Beschikbaarheid
PBL gaat over de aankoop van beschikbaarheid. De beschikbare productiemiddelen zijn de prestatie. Ze zijn het resultaat van monteurs die reparaties en onderhoud hebben uitgevoerd, reservedelen die zijn geleverd en operators die zijn opgeleid. Al deze losse activiteiten leveren één operationele prestatie.
Buiten het verlagen van de kosten beoogt PBL de beschikbaarheid van productiemiddelen te verbeteren (en daarmee investeringen in extra productiemiddelen te vermijden). Wanneer een productiemiddel niet beschikbaar is, worden geen productie-uren gekocht. Het is dus zaak voor de PBL-leverancier dat het productmiddel beschikbaar is, wanneer gewenst. Goede systeemprestaties en kosteneffectief onderhoud kunnen alleen worden gegarandeerd wanneer gebruik wordt gemaakt van een dynamisch onderhoudsconcept dat inspeelt op het feitelijke gebruik van de opdrachtgever. Een goede planning van de inzet van productiemiddelen is een voorwaarde voor de planning van de onderhoudscapaciteit.
Programma-management
PBL betrekt middels overlegstructuren alle partijen bij het beslissingsproces. Dit zorgt ervoor dat de partijen elkaar leren kennen, elkaars cultuur en belangen leren begrijpen en – heel belangrijk – dat tussen de partners vertrouwen wordt opgebouwd. De leiding van het samenwerkingsverband berust bij het ‘programma-management’ (PM). In het PM zitten zowel de leveranciers als de opdrachtgever. Het PM is verantwoordelijk voor het behalen van de met de opdrachtgever overeengekomen prestaties. Het is van belang om hierbij te letten op de kritische succesfactoren van PBL:
- Afstemmen van end-to-end processen in de keten
- Prijsstructuren: starten met cost plus, later vaste tarieven
- Obsolescence management voor oude onderdelen
- Dynamische onderhoudsconcepten
- Heldere verantwoordelijkheden en bevoegdheden
- Een solide financieringsstructuur
- Denken in ‘performance packages’ in plaats van individueel componenten.
- Gefaseerde implementatie bij klanten.
De coördinatie van de uitvoerende taken wordt gedelegeerd aan een Product Support Integrator (PSI). Er moeten goede afspraken worden gemaakt over verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wie is verantwoordelijk voor het repareren van bepaalde onderdelen, wie is verantwoordelijk als een productiemiddel defect is, wie is verantwoordelijk wanneer een reserveonderdeel niet op tijd wordt geleverd en wie bepaalt het tijdstip waarop periodieke onderhoud wordt gedaan en wie beslist over de uiteindelijke kosten? Dit wordt vastgelegd in Performance Based Agreements (PBA’s).
Binnen PBL komen diverse PBA’s voor. Tussen de opdrachtgever en PM wordt een PBA afgesloten. PM sluit op zijn beurt weer PBA’s af met ondergeschikte toeleveranciers. Het is van belang dat een operator van de opdrachtgever één aanspreekpunt (servicedeck) heeft om problemen te kunnen neerleggen. Dit voorkomt een ‘van het kastje – naar de muur’-cultuur.
Prijsstructuur
Voor het bepalen van een prijsstructuur kan gebruikt worden gemaakt van ‘cost-plus pricing’. Hierbij wordt de prijs gebaseerd op de gemaakte kosten. Bovenop de kostprijs wordt een winstmarge gezet. Bij de start moet het vertrouwen tussen de contractpartijen nog worden opgebouwd. Er is behoefte aan controle en zicht op de kosten die de leverancier maakt. Bij ‘cost plus pricing’ ziet de opdrachtgever exact wat er gebeurt. Dit schept vertrouwen waardoor in een later stadium van de samenwerking een vast tarief kan worden gehanteerd, bijvoorbeeld per productie-uur of zelfs per productie-volume. De opdrachtgever betaalt aan één hoofdleverancier en deze rekent af met ondergeschikte leveranciers.
Voorts dient de financieringsstructuur van de opdrachtgever transparant te zijn. In grote organisaties bestaat vaak een onderscheid tussen de eigenaar (‘maintainer’) van het systeem en de gebruiker (‘user’). Wie betaalt voor de prestaties? En wie bepaalt de prestaties? Benchmarking, uitgevoerd door een externe partij, kan een opdrachtgever het vertrouwen geven dat de leverancier goed werk levert tegen acceptabele kosten.
Walther Ploos van Amstel.
Referenties:
- Emblemsvåg, J. (2003), ‘Life-Cycle Costing’. Using activity-based costing and monte carlo methods to manage future costs and risks. John Wiley & Sons, Inc., Hoboken, New Jersey
- Stavenuiter, J. (2002), Cost Effective Management Control of Capital Assets, An integrated Life Cycle Management approach, Asset Management Control Research Foundation, Medemblik
- https://www.assetmanagementcontrol.nl/en/homepage/
Foto: Ministerie van Defensie